什么是管理“羞耻症”,我定义为“不敢管理”的一种心理状态。这种心理状态会从工作状态中体现出来,有的是面对施工单位不敢管,需要借助项目监理机构其他同事的力量。有的可能发生在项目监理机构内部的“不敢管”,类似“总监不敢管专监”,比如总监拟定了相关的监管策略,却无力让专监落实到实际的项目执行过程。
造成这种”不敢“的原因很复杂,包括不好意思,不自信,觉得自己说的话没有份量、说了也白说。
这实际上是对自身技术、管理水平的“怯场”。自己没有办法确保说的话是对的,所以也就不敢说、不敢提,怕被别人捉到漏洞。解决这个的办法很直白,一是提高自己的技术和管理水平,这是一个漫长的过程,本文介绍几个技巧,让你在相关水平尚未完全达标的时候也能克服管理“羞耻症”:
一、我们在不同项目的经验应该得到积累,作为支撑你在任何场合发言的凭证。
这种经验,有的是技术经验。监理虽然不是直接的作业人员,但具体到项目到底怎么实现、怎么做才是对的、怎么做才更经济更有利于工期等,都是需要个人的技术积累,监理在不同项目接触到的分部分项工程和施工方法,都将成为个人的技术积累库,供下一个项目管理的时候提取使用。
还有一个是管理经验,监理在不同项目采取的管理手段,都可以在新的项目中得到复用,即使不能直接复用,也可以作为管理建议向业主提出。
二、有意识地去在大多数人所不擅长的工程管理知识领域深耕。当你能在别人不熟悉的领域说出有见解的话,别人自然会有服气你的点。这里的别人不只是施工方,也包括业主,还有你的监理同事们。
比如造价、合同、法律。这三个方面并不是一个孤立存在的管理领域,而应该和监理职责范围内的管理任务相结合。
三、做好每一次发言和检查的准备
比如你要开会,就先做好会议的发言准备,对于自己不熟悉的内容提前查阅资料。
可以参考下面的清单做会议准备:
四、掌握五步汇报法
汇报的目的是让汇报对象知道整件事的来龙去脉,但不能长篇大论,可以按照 原因 + 结果 的格式表达。
其次既然已经到了汇报环节,那就是一种结论性的表达,既要呈现你所完成的工作,同时相应的工作一定要闭合(包括监理内部的闭合,和施工单位的闭合)。
最后,要体现你的思考,这种思考一般以建议的形式展示。
此外,如果你在这中间遇到了困难,推进不下去,也应该在汇报的时候表达。
下面我以一个工程实例为例:
某消防工程,需要做管道压力强度实验,安排监理员去旁站。实验结束后监理应该这样进行向上汇报:
(1、结论)领导这次压力实验做的不规范。
(2、原因分析)现场加压至设计实验压力1.4Map过了30分钟后,压力值下降值大于规范允许的0.05Map,在施工单位加压过程中发现盲板与加压管之间接头处焊接不牢固,存在漏水现象。施工单位加压注水点在管道高程较高处,排气管设置在管道标高较低处,与规范要求正好相反,导致管道内空气无法完全排放干净,以上2个主要原因导致实验压力下降值过大,不符合规范要求。
(3、处理结论)因为消防管道的接头处并未发现漏水现象,我们无法判断接头熔接质量是否合格,所以要求施工单位做好实验准备工作后,重新进行试压实验。
(4、后续跟踪措施)以上问题我已经要求施工单位整改了,整改完成后我会去复查。
(5、建议)考虑本次实验并未发现接头存在漏水情况,建议等明天重新旁站试压结果后,再考虑要不要下监理通知单。
通过5步汇报法:结论、原因、结论、措施、建议,就能实现上面总结的 向上汇报 要实现的效果。
再拓展一下,如果一个监理在技术板块上有所缺失,比如从来没有接触过消防专业工程,他接到这个工作任务后他需要完成哪些工作,才能做到如此专业的汇报呢?
1、他需要从设计说明里面找到消防管强度实验所采用的规范名称。
2、他需要在自己的规范库里找到这本规范,通过查阅掌握实验的技术要求。
3、他需要返回设计说明,去找到设计给的消防管系统工作压力是多少,(这个压力值设计没有明确,需要施工前提前与设计沟通处理好了。)并按规范要求计算出实验压力。
4、最后通过旁站时发现的问题,结合规范里面提出的施工要求,才能在事后分析出实验不合格的原因。
5、他完成以上工作后直接套用5步汇报法,及时清晰明了地把整个问题汇报清楚。
所以除了第5条采用5步汇报法是提出的额外要求(也是一个汇报的工作建议),其他4个步骤的工作,都可以通过这个流程来找到相关设计规范要求和依据,然后通过现学现卖运用到实际工作中。
由此,监理就完成了一整套的向上汇报工作。
五、技术相关的问题远不只考验监理的技术能力
工程行业是一个强技术的行业,但是监理作为监督方,而非实施方,不能因为自己在技术经验上的缺失而羞于表达自己的管理要求。
当你的技术达到一定水平,你在各种协调会、专题会上会更有发言权利,主导会议也会更加得心应手。但是很多时候,监理能做到把各方意见整理出来,形成最终的解决方案作为工程的管理要求,也已经足够应付工作了。 尤其在一个会议上,大家各执己见的时候,很容易把讨论中带偏,或者大家说的话有这样那样的矛盾、重复。
监理要能做到从这么多的内容中抽丝剥茧,找出最核心的要点,对应到相关的执行人,并精准、简要地提出执行的要求和检查的方式,还要通盘考虑施工进度、投资、责任判定等的问题。 可以看出,在这方面的能力运用要求上,对监理的要求是远远超出了技术层面的要求。